Voici comment composer votre Vanillaplan

Dans notre dernier article, nous nous sommes penchés sur les raisons pour lesquelles une planification des ressources peut être judicieuse et sur les avantages qu'elle offre à vous et à votre planification d'entreprise. Aujourd'hui, nous allons voir concrètement à quoi peut ressembler la construction d'une planification des ressources dans Vanillaplan et comment vous pouvez ainsi travailler encore plus efficacement. Nous avons pour cela recueilli de nombreux retours de nos clients – et avons trouvé très intéressant de voir de quelles manières différentes ils structurent le logiciel Vanillaplan. Inspirés par cela, nous souhaitons vous présenter aujourd'hui deux variantes de travail avec Vanillaplan. Peut-être cela vous donnera-t-il des idées entièrement nouvelles !

Service de l'entreprise vs chef de projet – deux alternatives
On peut dire fondamentalement que les deux modèles se distinguent par la répartition des services. En gros, dans la première variante, on crée les services correspondant aux services réellement existants dans l'entreprise, puis on leur attribue projets et collaborateurs. Plutôt intuitif. Dans l'autre variante, en revanche, on nomme les services d'après les chefs de projet, ce qui permet de leur attribuer tous les projets et collaborateurs dont ils sont responsables. Tout aussi évident.

Regardons cela de plus près :

Services de l'entreprise : la structure classique
Partons du scénario suivant : votre entreprise se divise en trois domaines – Bureau, Atelier et Montage. Vous créez en conséquence trois services intitulés Bureau, Atelier et Montage. Aux services créés, vous attribuez les phases de votre entreprise, par exemple Planification au service Bureau ou Production au service Atelier. Vous répartissez ensuite vos projets dans les différentes phases et planifiez vos collaborateurs et votre inventaire sur les projets. Au total, une construction hiérarchique et claire, qui reflète probablement assez fidèlement la structure de votre entreprise.

Les avantages de cette méthode sautent aux yeux : la structure est très lisible et aucune attribution particulière n'est nécessaire. Grâce aux différents filtres de la planification des affectations, tous les aspects – comme par exemple les chefs de projet et les responsables – peuvent être examinés séparément.

Chefs de projet : la charge individuelle sous les yeux
Partons du même scénario : votre entreprise se divise en trois domaines – Bureau, Atelier et Montage. Dans ce cas, vous ne nommez toutefois pas les services dans Vanillaplan d'après vos services d'entreprise, mais créez un service pour chaque chef de projet (que vous pouvez bien sûr aussi, pour plus de clarté, intituler en plus d'après le service). Si vous avez par exemple sept chefs de projet dans votre entreprise, vous créez sept services et les nommez p. ex. selon le modèle suivant : Müller Bureau, Moser Bureau, Meier Atelier, Schmid Atelier etc. Comme dans la variante précédente – simplement organisée par chef de projet – vous attribuez les phases, par exemple Planification au service Müller Bureau ou Production au service Meier Atelier. Lors de l'attribution des projets, cette variante présente un avantage : comme le service est créé d'après le chef de projet, vous lui attribuez les projets qui le concernent ainsi que les collaborateurs dont il est responsable.

Les avantages de cette variante de structuration sont ici aussi assez évidents : du fait que projets et collaborateurs peuvent être directement attribués au chef de projet, celui-ci peut mener sa planification nettement plus facilement. Il connaît après tout ses collaborateurs et ses projets, et les responsabilités sont clairement réparties.
Mais ce modèle présente des avantages non seulement pour la planification des affectations, mais aussi pour celle des capacités. Dans la variante par services d'entreprise, on peut certes également filtrer par chef de projet dans la planification des affectations, de sorte que chacun puisse mener sa planification séparément. Il n'est toutefois pas possible d'en tirer des indications sur la charge de capacité, car celle-ci ne se lit qu'au niveau des services. Comme, dans cette variante, les services sont créés d'après les chefs de projet, on voit précisément de quelles capacités chaque chef de projet dispose encore. Si un nouveau projet arrive, on peut ainsi lire qui a encore de la capacité et peut le mieux le prendre en charge.